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浙江大學“研究生赴境外短期學術交流項目”申請資助手續辦理流程

2018年 06 月 04日 11:20
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全面贯彻落实 “双一流”建设任务“卓越研究生培养计划”,构建开环整合的卓越研究生培养体系,学校在整合现有项目的基础上,设立研究生赴境外短期学术交流项目(简称“短期项目”)。短期项目是指研究生赴境外交流期限少于3个月(≤90天)的项目,包括国际学术会议、短期访学两类。研究生赴境外參加短期學術交流的資助經費已全部下撥到各學院(系),由各學院(系)自行審核並實施資助,研究生可在自己學院(系)研究生科辦理相關業務。流程如下:

一、 請查閱《浙江大学研究生赴境外短期學術交流項目資助管理办法(试行)》,若符合條件,登陸“浙江大學研究生教育管理信息系統”填寫“短期項目資助”申請,請按實際情況填寫“國際學術會議”或“短期訪學”相關內容,網上提交後將紙質申請材料遞交所在學院(系)審核,學院(系)負責人網上審核並留原件存檔。

二、申請國際學術會議資助需在會議前兩個月在“浙江大學研究生教育管理信息系統”提交《浙江大學研究生赴境外短期學術交流項目申請表》及相關附件材料,不能會議結束後補申請資助

(1)會議主辦方出具的正式邀請函

(2)論文錄用通知及論文錄用類別(ORAL或POSTER)證明

①論文錄用類別(ORAL或POSTER)證明請提供正式證明函件,需有官方簽名或大會正式program,郵件或截圖均無效;

②若论文录用类别仅表述爲PRESENTATION,则需同时提交PROGRAM(宣读论文时间安排表)才能视同爲ORAL。

(3)被录用论文首頁(按国内外正式期刊投稿格式)

(4)邀請函若使用英文之外語種書寫,需提供導師簽名的中文或英文翻譯件。

特殊情況說明:

(1)如有順訪任務,應于會議申請時一並提出,否則不予受理順訪必須連續在國際學術會議時間之後,且不能超過國際會議時長,否則國際會議也不能享受短期項目資助)。

(2)如申請人正在境外交流,欲前往第三地參加國際會議不能享受短期項目資助;如果申請人該任務已在學院(系)備案,且獲得除“短期項目”以外的資助(導師、學科或其他經費)前往第三地參加國際會議,相關報銷流程請咨詢學校計劃財務處。

三、申請短期訪學資助需訪學前兩個月在“浙江大學研究生教育管理信息系統”提交《浙江大學研究生赴境外短期學術交流項目申請表》及相關附件材料,不能活动结束后补申请资助:

(1)由出訪高校或單位出具的正式邀請函

(2)訪學計劃(需國內導師簽字)

(請注意在“浙江大學研究生教育管理信息系統”申请时,“会议/短期访学中文名称”统一选择“短期访学项目”,并在填寫“申请理由”时,写明访学的具体项目名称及主要任务

四、申請人系統中查詢到學院(系)審核通過後,請登陸“浙江大學研究生教育管理信息系統”填寫“因公出國境申請,詳細流程見浙江大學研究生因公出國或赴港澳台申請手續辦理流程,由導師、學院(系)研究生科、學院(系)黨政簽署意見,學院(系)網上審核通過後,原件一份交學院(系),一份自己留存。

五、若需办理护照,请持因公出國境申請表复印件一份到保卫处审核,办理户籍处理手续(详见保卫处《各類戶籍證明及身份證補辦手續流程》)並到公安局辦理因私護照。

六、持“護照、邀請函原件、派遣證明(如有)等材料”自行到大使館辦理簽證,簽證預約時間確定後即與浙大接待中心票務聯系打印機票的行程單以備簽證使用。(聯系人:馬建平老師,電話:85119038/13819493079,地址:浙大紫金港校區對面劍橋公社B座702室)

特别说明:爲方便学生订票,加强管理,机票统一在浙大接待中心票务预定,申请人需自行联系,由浙大接待中心票务按会议时间制定行程,掌握好在会议开始前日到达,会议结束次日返回。根据学校研究生短期出国报销有关规定,除邀請函中明確的國際會議時間或訪學交流時間,在外飛行時間,亞洲內不得超過2天,亞洲外不得超過3天。申請人請勿擅自更改往返地點和出行時間。自行訂票將不予報銷。

七、向浙大接待中心票務咨詢機票價格,並明確具體出行時間。簽證通過後請馬上與浙大接待中心票務聯系,辦理機票事宜,如因拖延訂票時間産生的額外的機票費用由學生本人承擔。(若簽證未通過,務請及時告知浙大接待中心票務,以便及時調整訂票計劃,也請同時通知學院(系)備案)。

八、辦理出票手續:

(1)確定機票價格和行程後,請到所在學院(系)辦理經費授權手續;

(2)带上邀请函复印件,院系盖章之后的因公出國(境)申请表复印件,预约报销单到计财处办理机票汇款手续;

(3)將機票彙款的記賬憑證、護照照片頁、簽證頁照片發給浙大接待中心票務馬建平老師(郵箱:420201087@qq.com)後電話聯系馬建平老師(電話:85119038/13819493079)取票。

九、若需換取外彙,可持身份證原件去中國銀行網點辦理(數額較大時需提前兩天預約)。

十、返校後,請登陸系統在“因公出國境-回國資料”中填写回國資料,将以下材料合成爲一个PDF文件作爲“回國資料”上传系统:

1)浙江大學研究生赴境外參加短期項目總結(模板見附件);

2)護照個人信息頁;

3出入境記錄:帶有紅色中國邊檢章的出入境記錄頁面,如沒有,提供登機牌或行程單或公安局出入境記錄也可

42-3張本人學術交流照片等材料

網上填寫信息後打印表格,本人持打印後的浙江大學公派出國研究生回國報告書、浙江大學研究生赴境外參加短期項目總結、護照原件等相關資料至學院辦理入境複學手續,學院網上審核通過並將紙質材料留檔

十一、在“因公出國境-回國資料中上传回國資料,学院(系)审核通过后,才可办理机票报销手续。请在发票或行程单登机牌背面签名,到所在学院(系)签字盖章;计财处报销(出国境申请表复印件、签字盖章后的发票和机票行程单、登机牌)-(此環節請在回國後兩周內完成,遇寒暑假可順延)。已經辦理借款的同學請及時辦理報銷手續,避免影響畢業離校手續的辦理。



研究生培養處

2018年6月4日


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