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浙江大學研究生因公出國或赴港澳台申請手續辦理流程(2019年7月2日)

2019年 05 月 24日 09:32
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浙江大學研究生因公出國或赴港澳台須嚴格按照“浙江大學研究生因公出國或赴港澳台申請手續辦理流程”審批。研究生應嚴格按照學校審批結果執行出訪任務,嚴禁隨意更改行程和訪問內容,不得無故超期。


一、出國(境)手續

1. 填寫出國(境)申請:請登陸浙江大學全日制研究生管理信息系統-因公出國(境)模塊下填写因公出國(境)申请,上传邀請信掃描件。填寫完整後導出打印申請表格。請辦理兩份原件表格,一份學院(系)留檔3年,一份學生留存。

1出訪時間和會議時間:會議時間須嚴格按照會議邀請信時間填寫。出訪時間請填寫出入境中國大陸時間(提示:在邀請函基礎上加上實際路程時間,前後亞洲內不超過2天,亞洲外不超過3天。出發時間爲離開中國境時間,回來時間爲抵達中國境時間)。根據《浙江大學關于研究生公派出國管理的暫行辦法(浙大研院【2006】19號)》,研究生公派出國進行聯合培養,出訪期限一般不超過一年。短期項目(≤90天)出訪時間根据出访任务而定。

2邀請信掃描件:邀請函內容須符合浙江大學印發《浙江大學關于因公臨時出國(境)審批與管理工作的規定》的通知的規定。須使用正式擡頭紙,邀請人手寫簽名如邀請信爲非英語的外語語種書寫,必須附上導師簽名認定的中文翻譯件

3定向、委培生申請出國(境):需上傳本人工作單位人事部門簽字蓋章的單位同意派出函(和邀請信掃描件合并成一个pdf上傳系統),並同時到本人工作單位辦理出國(境)手續和出國(境)任務批件。

2. 出國(境)審核:請攜帶(1)浙江大學研究生出國(境)申請表原件2份和(2)邀請信掃描件及(3)其他相关证明材料(如定向、委培生單位同意派出函),先后递交至導師、學院(系)研究生科、學院黨政領導等签署意见、签字,最后加盖学院(系)章。学院(系)审核材料后,在研究生管理系統-因公出國(境)模块网上审核通过并留存1份紙質申請表3年。學院(系)網上審核通過後,學生即可辦理後續手續。

3. 研究生因公出國(境)状态变更(延期回国/提前回國/轉校/轉導師)辦理流程(一次出國記錄限申請一次):若因學習、研究需要確需變更出國時間、學校、導師的,請根據浙江大学研究生因公出國(境)状态变更(延期回国/提前回國/轉校/轉導師)辦理流程在派出時間到期前一個月申請國(境)外狀態變更。

4. 其他注意事項:

1)順訪任務:如有兩個時間(根據邀請信時間判斷)相連的出訪任務,則請學生將兩個邀請函合成一個PDF上传,出访信息填写主任务(第一个任务)即可,但是出訪時間要填写两个出访任务的总时间(即前一个任务的开始时间和后一个任务的结束时间)。如两个任务出訪時間不相连,则不能申请顺访任务。如该任务获得国际会议资助,主任务须为国际会议,且主任务时长须大于顺访任务时长。

2)出國()時間超出學習期限:出國(境)前需先至學院研究生科辦理完成延長學習期限手續:登陸浙江大學研究生信息服務平台,填寫並打印“浙江大學研究生學籍異動申請表”。在“學籍異動”一欄內選擇“異動申請”,異動類型爲延長學習年限;填寫內容爲:延期時間(異動起始截止日期)、異動事由。

3)出國(境)时间有变更:190天以上出國(境)任務:A. 在邀请单位、出访地、出访总天数不变的情况下,出访人实际出訪時間异于通过的出訪時間前后2周內的,可視作按期出訪。B. 出访人实际出訪時間提前或延期超過2的,或出入境中國大陸月份有變動的,請聯系學院(系)退回出國(境)申請,學生修改申請表後重新提交出國(境)申請。C. 邀請單位、出訪地、出訪總天數有變動的情況下,學生需要聯系學院(系)退回申請,修改申請表後重新提交出國(境)申請。若不修改出國時間,將按原申請時間辦理學籍異動手續(出國申請審核通過後,自動生成學籍異動記錄)。(290天以下出國(境)任務,出國(境)時間如有變動,請聯系學院(系)退回出國申請,修改出國時間後重新提交申請。

4)境外交流期間赴第三國或其他地區:如申請人正在境外交流,欲前往第三國或其他地區參加國際會議等任務,須由本人書寫申請報告,國內導師簽署意見,國外導師(如有)出具意見函並手寫簽字,遞交學院(系)研究生科,申請報告經學院(系)分管領導簽署意見加蓋院(系)公章,並在學院(系)留檔3年。如果申請人該任務已在學院(系)備案,且須在校內走報銷流程,相關報銷流程請咨詢學校計劃財務處。

5)添加出訪學校:如系統中沒有出訪學校,請學生書寫“添加出訪學校申請”,導師簽署意見並簽字;請將出訪學校中英文官方名稱、官方網址、學校簡介,以及導師簽署意見簽字的申請(作爲附件)發郵件(郵件名和申請報告名均命名爲“添加出訪學校申請”)至yjsy_pyc@zju.edu.cn

6)添加國際會議:請聯系學院(系)研究生科老師在系統中遞交新增國際會議申請。

7)如两个任务时间相近,来不及提前在系统中填写第二个任务的出国(境)申請:请从系统中导出浙江大学研究生因公出國(境)申请表,手动填写第二个任务的相关信息,联系学院(系)提前線下办理因公出國(境)申请审批手续,等完成第一个任务回国手续后再在系统中补办第二个任务的线上出国(境)手续。

8)岗位助學金发放问题:相關事項請參考《因公出境研究生岗位助學金的发放说明》或咨询學籍管理办公室(紫金港校区西区研究生教育综合楼8030571-88981401)。

5. 出國後續手續:

1)派遣證明/資助證明:如辦理簽證需要,請根據《【派遣證明】轉發外事處、本科生院、研究生院關于簡化學生辦理因公出國簽證所需派遣證明手續的通知》 前往學院(系)開具派遣證明。

2)護照:若尚未辦理護照,請持一份因公出國境申請表複印件到保衛處審核,辦理戶籍處理手續(詳見保衛處《各類戶籍證明及身份證補辦手續流程》),再到公安局辦理因私護照。


二、返校手續

回国两周内,请尽快及时办理返校手续,否则无法做学籍恢复处理,以致影响岗位助學金的发放和医疗保险的办理。

1. 回國返校手續:

1 填寫回國資料:请在研究生管理系統-因公出國境-回國資料模塊填寫並上傳回國資料。 “护照出国回国日期”請填寫护照上盖章的出入境中國大陸時間。请将1)護照個人信息頁、(2)出入境記錄(出入境中國大陸紅色邊檢章或行程單或登機牌或公安局出入境記錄)、(31000字以上回國總結、(42-3張在外交流照片等合並成一個pdf文件後上傳到系統,國家公派、校派、人文社科、學術新星計劃、陸氏基金、短期交流項目等項目回國資料具體要求請參考項目要求

2 返校學院報到:網上填寫信息後打印表格,請本人浙江大學公派出國研究生回國報告書、回國總結、護照原件等相關資料至學院(系)報到辦理入境複學手續。學院(系)研究生科老師須見到學生本人並核實護照及出入境記錄等相關信息後,網上審核通過並將紙質材料留檔3年。學生應在回國2周内办理返校手续,本人携带护照原件等相应材料至学院(系)报到。根据《浙江大学关于印发《浙江大学研究生學籍管理实施办法》的通知》(浙大发研〔2017115號),研究生未經批准連續2周未參加學校規定的教學活動;或出國(境)未經學校批准逾期2周以上未歸的,應予退學。如實際回校日期在回國後2周以上,須學生遞交情況說明,導師簽署意見並簽字,學院分管領導簽署意見並簽字加蓋院章,該情況說明紙質版學院(系)留檔3年,電子版和其他回國資料合並成一個pdf文件上傳系統回國資料。

2. 學籍注冊手續:“回國資料”學院(系)審核通過後,請到學院(系)辦理學籍注冊手續。如果過了注冊時間,請學院(系)負責注冊的老師發郵件到研究生管理處學籍辦公室(wl@zju.edu.cn)申请补办注册,请在邮件中注明学生的姓名、学号、申请补注册的原因。岗位助學金发放问题请参考因公出國境研究生岗位助學金发放说明

3. 實際未出國辦理:如已填寫出國申请、学院(系)均已审核通过但实际未出国,请根据实际情况撰写实际未出国境情况说明(内容包括本人在读信息,本次申请出国境信息,未出国境原因),导师签署意见并签字,学院(系)分管领导签署意见并签字加盖院章,请在研究生管理系統-因公出國(境)-回國資料-“回國資料上传”中选择實際未出國”,並將實際未出國境情況說明掃描件和相關證明材料掃描件合並成一個pdf文件後上傳。學院(系)保留紙質版文檔,留檔3年。

4. 若有報銷任務:凭因公出國境申请表,学院(系)签字盖章的签证费、保险费发票、登机牌和行程单、乘坐非國內航空公司航班和改變中轉地審批表(學生)、支付情況說明書等相關原始票據至學校計財處辦理。校派等特定项目的财务报销请参考各项目相關通知。

5. 《國家公派出國留學協議書》遞交:國家公派出國留學人員須按要求簽訂《國家公派出國留學協議書》一式五份,經留基委審核通過後,將一份協議書正本遞交至學院(系)研究生科或相關出國(境)負責老師,由學院(系)留檔3年。


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