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關于2019年“浙江大學資助博士研究生開展國際合作研究與交流”項目錄取人員辦理派出和財務手續的通知

2019年 06 月 28日 15:00
訪問次數:15204

2019年“浙江大學資助博士研究生開展國際合作研究與交流項目”被錄取人員按以下流程辦理派出手續:

各位錄取同學可加入2019浙大校派QQ群以方便交流,群號574129903,請以“姓名+派出國別+派出學校”自命名。


一、領取並簽署《資助留學協議書》

被錄取人員出國前應按學校規定的程序和方式簽署學院(系)、錄取人員本人、擔保人三方《資助留學協議書》,協議書一式三份,簽字後一份給學院(系)(見第4點),一份給國內擔保人(爲保證協議的簽署和履行,擔保人指定爲錄取人員的國內指導教師),一份自己留底。

各學院(系)指派一名代表72-3到研究生公派出國辦公室(紫金港校區西區研究生教育綜合樓812-1)以學院(系)爲單位領取協議書(協議書一式三份)和資助證明,學院(系)在協議書甲方位置簽字蓋章後,將協議書(協議書一式三份)和資助證明(每人一份)發給學生。


二、辦理因公出國手續及預借獎學金生活費

1. 辦理浙江大學研究生因公出國手續

請各位同学仔细阅读并按照《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申請手续办理流程》办理出国手续。請登陆浙江大学全日制研究生管理信息系统,在因公出國(境)模块下填写因公出國(境)申請,上传邀請信扫描件。申請表“出访任务”一栏选择:校派-聯合培養;“其他在外费用”一栏請选择:博士研究生開展國際合作研究與交流項目資助,並填寫授權的經費卡號;“國際旅費”一欄選擇:導師資助(或根據實際情況選擇);“國內外資助單位及方式”一欄填寫:2019年博士研究生國際合作研究與交流項目經費,出國前預支70%。填写完整后导出打印申請表格。請導師签署意见并签字。

2.預約暫借款

各院(系)會將經費按照資助標准授權給入選的學生,學生在學校計劃財務處“綜合財務管理平台”查看經費到賬情況。

簽證辦好之後,學生到計財處網站預約暫借款,预支70%的生活費,打印預約借款單。

3.學院(系)辦理出國境審批和預支70%生活費

被录取人员請携带以下资料到学院(系)研究生科或研究生因公出國(境)相关事务负责人处办理出国审批及预借生活費手续。

1)護照原件及有效簽證;

2)浙江大学研究生因公出國(境)申請表原件(一式二份);

3)三方簽好字的協議書原件一份

4)邀請函复印件一份;

5)資助出國留學資格證書原件;

6預約借款單

學院(系)審核材料後:(1)在浙江大学研究生因公出國(境)申請表签字盖章并在系统中出国(境)申請处审核通过;(2)收下申請表一份和协议书一份由学院(系)留檔3年;3預約借款單“经费主管”需学院(系)研究生科负责人或研究生因公出國(境)相关事务负责人签字盖章,“经办人”需學生本人签字。资助标准参考公派留學人員獎學金資助標准(研究生)(美國地區統一爲1600美元/)

4. 前往計財處外彙窗口

按預約時間前往所在校區、預約時間前往紫金港/玉泉/西溪校區外彙窗口辦理。需附材料:

(1) 護照原件及有效簽證;

(2) 浙江大学因公出国或赴港澳台人员申請表复印件;

3)邀請函;

4)資助出國留學資格證書原件;

(5)預約借款單

5. 學生憑以下材料,到中國銀行浙大支行(求是路28號)辦理外幣兌換業務

1)各校區外彙窗口財務人員開具的“浙江省省級預算內單位因公出國用彙預算表”;

2)各校區外彙窗口財務人員開具的“轉帳支票”;

3)浙江大学因公出国或赴港澳台人员申請表复印件;

4)邀請信;

5)資助證明;

6)經辦人身份證。

6. 學生憑以下材料,到各校區核算分中心辦理外幣借款手續

1)中行回單四張(支票存根、白色水單、國內支付業務收及付款回單);

2)浙江省省級預算內單位因公出國用彙預算表第二聯;

3)借款單兩份(原件加複印件各一份);

4)申請表两份(复印件两份);

5)邀請函两份(复印件两份)。

7. 溫馨提示:

如果派出期限超出基本修业年限,請先在院系办理修业年限延长。根據学校规定,學生因公出國境状态下无法申請修业年限延长,如有需要請出国前办理好修业年限延长,請同学留出充裕时间以办理学位论文上传等毕业事项,一般为3個月,例如計劃202012月畢業,應在20209月左右回國。

如辦理簽證需要開具派遣證明/英文資助證明,請根據《【派遣證明】轉發外事處、本科生院、研究生院關于簡化學生辦理因公出國簽證所需派遣證明手續的通知》前往學院(系)開具派遣證明。

三、派出期間與回國手續要求

被錄取人派出期間須與國內導師和學院(系)保持聯系,每月提交學習總結給國內導師和學院(系)。

原则上不接受因各种非客观原因造成的延期派出、改派、提前回校等申請。在邀請单位、出访地、出访总天数不变的情况下,出访人实际出访时间异于通过的出访时间前后2周内的,可视作按期出访,无须申請国外状态变更。

受浙江大学资助博士研究生開展國際合作研究與交流項目資助公派出国进行聯合培養,出国期限一般为3-6个月。若因学习、研究需要确需变更出国时间、学校、導師的,請根據《浙江大學公派出國國外狀態變更(延期回國/提前回國/轉校/轉導師)辦理流程》在派出時間到期前一個月申請国外状态变更,延长期限最长不超过原派出期限(校派出访总时长不得超过1年)。

被錄取人員應在20191130前派出。逾期未成行者、未經批准逾期未歸、評估不合格或回國後逾期未辦理回國報到手續者、未按要求完成培養環節者,本次項目資助資格將自動失效。


五、回國報到及財務報銷

1. 回國手續:

回国两周内請根據《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申請手续办理流程》辦理返校手續。

學生研究生管理系統-因公出國境-回國資料填写并上传回國資料。請將(1護照個人信息頁;2出入境記錄(出入境中国大陆红色边检章或行程单或登机牌或公安局出入境記錄);(3)浙江大學研究生公派出國留學總結;(42-3張在外交流工作照片等合並成一個pdf文件後作爲附件上傳到系統。

2. 預約70%奖学金生活費冲销和30%奖学金生活費报销:

學生按照计财处預約报销流程办理报销手续,需在計財處網站网上預約30%奖学金生活費的报销,同时預約之前70%奖学金生活費的冲销,在因公出國(境)申請表经费来源“其他在外费用”处核对或填写经费卡号。

學生本人盡早持以下材料到学院(系)研究生科或研究生出国(境)手续相关老师处审核材料并授权剩余30%的奖学金生活費。

1護照原件及出入境記錄;

2浙江大学研究生因公出國(境)申請表

3)浙江大學研究生公派出國留學總結(模板請见附件)

4)預約报销单;

5)相關票據(要求提供機票行程單、登機牌、支付記錄,在外住宿費發票或收據、與房東本人簽訂的租房協議、支付記錄等)。

6資助出國留學資格證書原件

學院(系)審核資料後:

1)在研究生管理系統-因公出國境-回國資料审核通过;如果过了注册时间,請学院(系)负责注册的老师发邮件到研究生管理处学籍办公室(wl@zju.edu.cn88981401)申請补办注册,請在邮件中注明學生的姓名、学号、申請补注册的原因。

2)在留學總結簽字蓋章,收下並將浙江大學研究生公派出國留學總結原件留檔3.

3預約报销单“经费主管”需学院(系)研究生科负责人或研究生因公出國(境)相关事务负责人签字盖章,“经办人”需學生本人签字。如果導師資助往返旅费、签证费、保险费等,还需用導師经费預約因公出国报销单,預約单上需学院(系)盖章,“经费主管”需導師簽字,“經辦人”需本人簽字。

3.按預約所在校区、預約时间前往各校区外彙窗口辦理。報銷所需材料:

1)預約单;

2)浙江大学因公出国或赴港澳台人员申請表复印件(出国报销使用的经费必须是出国申請表上审批的经费);

3)邀請函;

4)行程單、登機牌、機票的支付記錄。如果乘坐非境內航空公司的航班,必須填寫《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地申請表》(學生用)加蓋院章,表格見財務處網站-空表下載欄;

5)簽證費、保險費發票背面需學院(系)蓋章;

6)在外住宿費發票或收據,如果爲租房,需提供①與房東本人簽定的租房協議、②支付記錄、③房東手寫收據。如果支付房东为现金支付,需填写④现金支付情况说明书加蓋院章,表格見財務處網站-空表下載欄;

7)個人支付的需要報銷的每一筆消費的付款憑證(銀行卡賬單)。


研究生培養處

2019年628

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